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Gérer son temps comme un pro

Cela vous ait déjà arrivé de devoir faire beaucoup de tâches pendant une journée, mais de ne pas savoir par laquelle commencer ? Je pose cette question, car cela m’ait arrivé souvent par le passé. Du coup, cela ne donne d’autre que du stress, de la fatigue et un mal de tête.

Il y a quelques années quand j’ai appris à propos de l’existence du planning, d’abord j’ai cru que c’était comme un truc de psy. Ils disaient qu’il fallait noter chaque tâche dans un carnet et barrer si elle a été faite. « C’est ridicule » j’ai pensé. En fait, apprendre à gérer son temps est très important pour réussir à faire tout ce qu’il faut et tout ce qu’on veut.

Aujourd’hui j’ai trois agendas. Je me sens plus légère car toutes les tâches que j’ai dans ma tête, je les sors et mets sur le papier. Elles deviennent plus réelles et je peux mieux les structurés.

Établir le plan de la journée

Alors, j’avoue que je ne suis pas la plus organisée au monde parce que je ne respecte pas tout. Mais dans cet article je donne quand même un planning de base qu’on peut changer d’après ses préférences.

Pour bien réussir à planifier sa journée, on devrait apprendre à apprivoiser l’habitude de noter tout dans son agenda – des idées, des tâches à accomplir, des choses qu’on aimerait faire, etc. Parfois cela arrive qu’on a une idée très cool, mais quelques heures plus tard on l’oublie et c’est dommage. Pensez seulement à combien d’idées on perd !

Certain disent qu’il est mieux de faire son planning la veille, mais je le fais le matin. Pour moi c’est plus pratique, car je peux mieux imaginer de ce que je suis capable à faire ce jour-là.

Trier les tâches d’après ses urgences et importances

Il existe une méthode très simple. On trie nos tâches d’après ses urgences et importances. Par exemple, UI veut dire Urgente et Importante, uI – peu urgente mais Importante, Ui – Urgente mais peu importante, et finalement ui – peu urgente et peu importante. Pour les tâches qui sont urgentes et importantes on met toujours la date de début. Mais vous pouvez bien sûr choisir votre propre système : l’essentiel c’est que vous compreniez tout de suite ce qui est urgent et important !

Alors, si on arrive bien trier nos tâches, une moitié du travail est fait.

Définir l’ordre des tâches

Comme on a trié toutes les tâches, maintenant on peut définir leur ordre, si deux tâches ont la même priorité. Généralement, je prends trois (maximum cinq) tâches par jour et je les note dans l’ordre de leur réalisation. D’habitude je commence par soit le plus difficile, soit le plus rapide à faire.

Une bonne pratique !

Il y a une chose que je dois absolument apprendre, c’est de savoir estimer le temps. J’avoue que je suis nulle pour cela. Si je dis qu’il me faut 15 minutes pour publier un article, je peux facilement passer une heure sans m’en rendre du compte.

Cela fait quelques jours que je note l’heure du début et de la fin de mes activités. Je trouve cette pratique utile pour moi, car la prochaine fois je peux mieux organiser mon temps.

Imaginez seulement si on travaille pour un client et on dit que pour finir un projet il nous faut deux jours, mais pendant le travail on comprend que c’est faux. Alors, cela va nous coûter de l’argent.

Si vous êtes comme moi, prenez cette habitude de noter l’heure du début et de la fin, au moins pour des tâches importantes, pour savoir bien estimer leur durée.

Prendre l’air

Entre chaque tâche accomplie il faut se laisser quelques minutes de repos. On ne peut pas travailler toute la journée comme des robots. Alors, laissez-vous du temps pour un thé et un petit chocolat. Un bon chocolat nous déstresse et rend de bonne humeur !

Si on a plusieurs rendez-vous, il faut bien penser de se laisser du temps pour y aller et surtout de faire face à des situations imprévues comme votre chat qui a le hoquet et vous devez l’aider. Quand on est une personne très occupée, il faut même tenir compte le temps passé pour le repas. Soyez réalistes et laissez un peu de temps pour prendre l’air.

Mon expérience

Je suis un peu old school, donc j’utilise des agendas en papier. Par contre, j’ai un seul agenda sur mon téléphone qui m’aide à noter vite des choses quand je n’ai pas mon agenda. J’aime l’idée de bullet journaling, mais quand même adapté à ma manière.

Mon agenda principal est un Moleskine rose avec des points qui font office de lignes. Là, je note mes rendez-vous, mes événements par mois. J’y note également tout ce qui concerne mon blog et mon site, le calendrier des publications, mes projets à longs termes.

Mon deuxième agenda c’est un agenda hebdomadaire. Il est un peu moins joli que le premier, car je peux barrer, dessiner des petits bonhommes, etc. Là, je note aussi le menu, des idées de plats, je prends différentes notes sur tous les sujets.

Et finalement le troisième, c’est un project book. Je l’appelle comme cela, car j’y établis le planning très précisément pour chacun de mes projets. C’est-à-dire, ce que je dois faire pas à pas pour bien les réussir.

Les techniques pour gérer son temps comme un pro que je vous ai donné à l’instant sont basiques. Elles peuvent être changées et adaptées pour chaque personne. Essayez-les et je serai contente de connaître votre avis et vos idées.

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